Mude rápido – Conhece o conceito de Quick Win, que proporciona resultados eficientes?

Em função das demandas que temos encontrado fortemente nos últimos anos, apresentamos, de forma simples e objetiva, uma proposta eficiente para mudanças com resultados rápidos em curto prazo: os QUICK WINS (ganhos rápidos). Neste artigo, vamos falar sobre conceito, recomendações e os erros mais comuns sobre o tema.

Conceito

Definição básica

Os QUICK WINS são oportunidades de melhorias que possuem características de baixa complexidade de execução (com curto prazo) e considerável potencial de benefício.
Ao aprofundar o conceito sob a ótica do Comércio Exterior, para identificação e classificação mais precisa dos QUICK WINS, as oportunidades devem se enquadrar dentro dos critérios abaixo:

• Causa raiz do problema identificado (necessidade do cliente);
• Oportunidade com escopo bem claro e definido (ter conhecimento de como solucionar);
• Baixa complexidade de implementação (ex: recursos, áreas, aprovações e sistemas), usando as legislações pertinentes, propor a solução;
• Prazos de implementação de 01 a 10 dias;
• Baixo investimento de capital (ou nenhum), muitas vezes é ir na autoridade aduaneira e propor a solução ou regularização;
• Impactos mensuráveis e estimados – ROI! O cliente percebe o fator parceria, quando você se engaja no problema dele.

Como identificar

Durante nossas experiências diárias, com as legislações que utilizamos, os QUICK WINS podem ser identificados de diversas formas. Abaixo as mais comuns e efetivas:

• Realização de brainstorming com a equipe e/ou cliente;
• Solicitação de sugestões às autoridades aduaneiras ou para a ADAB;
• Pesquisa com os parceiros Despachantes Aduaneiros;
• Observar a execução do trabalho diário da equipe e/ou fa autoridade aduaneira e ouvi-los sobre dificuldades e oportunidades;
• Coletar e analisar informações de pesquisas em processos já solucionados, “leitura do R.A.”, Instruções Normativas, e até mesmo consulta à ouvidoria da Receita Federal. Estas podem ser ricas fontes de informações!
• Consultorias, claro… em determinados projetos, chegamos a identificar dezenas de oportunidades de melhorias, sendo 10 a 15% de QUICK WINS.

Exemplos de QUICK WINS

Em nossas experiências com projetos logísticos / Aduaneiros para segmentos do Comércio Exterior, costumamos desenvolver QUICK WINS que auxiliam os negócios nos diferentes aspectos:

• Eliminação de etapas desnecessárias de processos;
• Alteração de procedimentos ineficientes;
• Redesenho do processo realizado e a legislação pertinente;
• Melhor comunicação com o cliente, para saber o que ele pretende a final;
• Ajustes nas ações;
• Inclusão de planilhas ou ferramentas simples de controle e planejamento;
• Utilização de recursos disponíveis e “documentação auxiliar” nos sistemas, nas Câmaras de Comércio, nas embaixadas, na O.M.C. Etc.;
• Treinamentos frequentes!

Recomendações

Os QUICK WINS geralmente são simples e não deveriam existir muitas complicações para sua execução. Para ampliar ainda mais as chances de sucesso, seguem algumas recomendações:

• Organize todas as oportunidades em um controle, mesmo que não seja implementado neste momento;
• Dado que o Comércio Exterior é uma área com diversos procedimentos padrões, estruture as atividades, prazos e responsáveis como um projeto, mas sem deixar de ouvir os participantes, principalmente o cliente;
• Formalize! Tenha por escrito e compartilhado com a equipe, assim como seu acompanhamento;
• Garanta que todos os envolvidos estão cientes dos objetivos, importância e benefícios com a iniciativa;
• Valorize a fonte de captação da oportunidade, a legislação utilizada, bem como a equipe de execução;
• Avalie a capacidade de execução, seja em conhecimento ou tempo disponível;
• Demonstre e compartilhe os benefícios!

Erros mais comuns

Apesar de ser um conceito simples na sua essência, nem sempre sua identificação e implementação são bem-sucedidas. Dentre as principais razões, destaco as seguintes:

• Análise rasa do problema (análise feita com poucas informações);
• Foco excessivo nos detalhes. QUICK WIN é para ser simples!
• Priorização de outras atividades (dia a dia, outras iniciativas);
• Falta de capacidade de execução “know how”;
• Falha na comunicação (“combinar com os russos”);
• Falta de patrocínio, as iniciativas devem ser “bancadas” pelo responsável da área

Laercio D. O. Munhoz é despachante aduaneiro

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